Les urgences surviennent rarement à un moment opportun. Que l’on soit victime d’une cyberattaque lors d’un week-end de vacances, d’une panne de courant en pleine période de pointe ou encore d’une catastrophe naturelle, il faut agir vite. Mais lorsque le niveau de stress monte, notre pensée critique est souvent altérée. C’est pourquoi il est crucial d’établir à l’avance une liste de contacts en cas d’urgence. Plus qu’un simple bout de papier, une telle liste est un outil opérationnel essentiel; il est donc important de bien la structurer et de la rendre accessible.
Créer une liste de contacts en cas d’urgence est l’une des mesures les plus simples que vous puissiez prendre pour protéger votre entreprise, mais c’est aussi l’une des plus efficaces. Cette liste peut vous aider à vous sortir du chaos et à reprendre vos activités. Dans le présent billet de blogue, nous vous indiquons ce que vous devez savoir pour établir votre liste, pourquoi elle est importante et comment vous assurer qu’elle sera fonctionnelle au moment où vous en aurez le plus besoin.
Que devrait contenir votre liste?
Les coordonnées de votre entreprise
Il peut sembler superflu d’indiquer les coordonnées de votre entreprise dans le haut de votre liste de contacts. Évidemment, vous savez qui vous êtes. Mais, en situation de stress intense, mieux vaut avoir l’information sous la main, surtout si quelqu’un de l’externe pourrait utiliser votre liste.
Les coordonnées de votre entreprise devraient toujours apparaître en premier. Elles devraient inclure le nom de votre entreprise, son adresse et son numéro de téléphone. Ces données doivent être accessibles pour que vous puissiez les fournir rapidement aux services d’urgence en cas de besoin.
Les coordonnées des gestionnaires et des employés
Une fois la menace physique immédiate écartée, les personnes sont votre prochaine priorité. La communication est l’épine dorsale de la gestion de crise. Vous devez donc savoir qui est en sécurité, qui est responsable et qui doit rester à la maison.
Indiquez les coordonnées de vos principaux décideurs en premier. Généralement, ces personnes incluent les propriétaires, le chef de la direction et les principaux gestionnaires des installations. Notez plusieurs moyens pour joindre ces personnes : téléphone au bureau, cellulaire et courriel personnel.
Si vous êtes locataire de l’immeuble où vous travaillez, le propriétaire ou le gestionnaire sera un allié essentiel, car, souvent, il aura les clés des salles mécaniques ainsi que celles pour activer ou désactiver les systèmes de gicleurs et les principaux dispositifs pour les services publics. En cas de problème structurel, le propriétaire ou le gestionnaire doit être informé immédiatement.
Par ailleurs, si un de vos employés est directement touché par une situation d’urgence, ses proches devront être mis au courant. Il est donc important d’inclure le numéro de téléphone et le courriel d’une personne à contacter, au besoin, pour chacun de vos employés.
Les numéros des services d’urgence
Évidemment, on pense tout de suite au 9-1-1. Or, ce n’est pas le seul numéro qui mérite une place dans votre liste. Vous devriez ajouter le numéro de votre centre antipoison, d’un service de contrôle des animaux, de votre fournisseur de système d’alarme et de tout autre service propre à votre secteur qui pourrait être utile en cas d’urgence.
Les renseignements relatifs à votre assurance
Si votre entreprise risque de subir un sinistre (ou si un sinistre vient de survenir), vous devez appeler votre assureur dès que possible. Dans votre liste, vous devez donc inclure le nom de votre compagnie d’assurance, le numéro de votre police d’assurance et le numéro de téléphone du service de l’indemnisation pour entamer le processus de règlement.
Selon le Bureau d’assurance du Canada, avoir les renseignements relatifs à vos assurances sous la main est un élément clé d’une bonne planification pour assurer la continuité de vos activités. Plus vite vous signalerez un sinistre, plus rapidement les experts pourront se pointer sur les lieux pour vous aider à atténuer les dommages, par exemple pour sécher les planchers si vous avez subi un dégât d’eau, afin d’éviter que la moisissure ne s’installe.
Les numéros des fournisseurs de services publics
Les services publics sont probablement essentiels aux activités de votre entreprise; il se peut donc que vous ayez à communiquer avec eux en cas d’urgence. N’oubliez pas d’inclure dans votre liste les coordonnées de vos fournisseurs de gaz, d’électricité et d’eau, car ces fournisseurs peuvent vous aider à atténuer les dommages, par exemple en cas de fuite de gaz ou d’éclatement d’un tuyau.
Si vous contactez rapidement ces fournisseurs, ils pourront agir rapidement, par exemple en coupant les services à distance ou en dépêchant des équipes sur les lieux pour circonscrire le danger afin de réduire le plus possible les dommages physiques qui pourraient être causés à vos biens.
Autres numéros utiles
En cas d’urgence, vous pourriez devoir communiquer avec d’autres fournisseurs de services, comme un serrurier, une entreprise de taxi ou un service de remorquage. Soyez prêt à toute éventualité et, pour éviter d’avoir à faire des recherches dans un moment de panique, ajoutez tous les numéros pertinents dans votre liste.
Faites preuve de prévoyance pour bien protéger votre entreprise
Les sinistres sont pénibles et le processus de recouvrement peut être long. Mais vous n’êtes pas seul! La bonne police d’assurance des entreprises peut vous aider à régler différentes choses, du nettoyage après-sinistre aux questions juridiques qui peuvent survenir une fois la poussière retombée. La meilleure façon d’obtenir une police adaptée à votre entreprise est de faire appel à un courtier qui comprend bien votre secteur d’activité. Pour en savoir plus, visitez notre page consacrée à l’assurance des entreprises dès aujourd’hui!